A. Pengertian Desain Jabatan
Simamora (2004:116) mengatakan
desain pekerjaan adalah proses penentuan tugas-tugas yang akan dilaksanakan,
metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas ini, dan bagaimana
pekerjaan tersebut berkaitan dengan pekerjaan lainnya di dalam organisasi. Desain pekerjaan memadukan
isi pekerjaan (tugas, wewenang dan hubungan) balas jasa dan kualifikasi yang dipersyaratkan
(keahlian, pengetahuan dan kemampuan) untuk setiap pekerjaan dengan cara
memenuhi kebutuhan pegawai maupun perusahaan. Pekerjaan yang tidak sesuai
dengan keahlian akan sangat sulit untuk dilaksanakan oleh pegawai. Desain perkerjaan haruslah dirancang
dengan sebaik mungkin dengan mempertimbangkan elemen-elemen yang mempengaruhi
desain pekerjaan.
B. Elemen-Elemen
Desain Jabatan
Menurut Handoko (2001:33) elemen-elemen
desain pekerjaan adalah :
- Elemen-elemen organisasional
Elemen-elemen organisasional
merupakan elemen yang harus diperhatikan suatu organisasi dalam pembentukan
atau desain perkerjaan. Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan
bersangkutan efisiensi. Efisiensi merupakan suatu pencapaian tujuan sesuai
dengan pendanaan-pendanaan yang ditetapkan oleh perusahaan. Pekerjaan-pekerjaan
yang dirancang secara efisien mendorong pegawai yang mampu dan termotivasi
untuk mencapai keluaran yang maksimal. Perhatian akan efisiensi ini telah
dimulai sejak munculnya manajemen ilmiah.
Para ahli mencurahkan riset
mereka untuk menemukan cara-cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang
efisien. Studi gerak dan waktu membeberkan sesuatu disiplin baru, yaitu teknik
industri. Berbagai upaya tersebut menunjukkan bahwa spesialisasi adalah elemen
kunci dalam desain pekerjaan. Bila para pegawai bekerja berulang-ulang sampai
batas tertentu, tingkat keluarannya bisanya lebih tinggi. Penemuan-penemuan
para peneliti ini dapat diterapkan dalam era komputerisasi sekarang.
Berikut
ini adalah elemen-elemen organisasi dalam desain pekerjaan menurut Handoko
(2001:35) :
- Pendekatan Mekanistik
Pendekatan mekanistik berusaha
untuk mengindentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan agar tugas-tugas
dapat diatur untuk menimbulkan waktu dan tenaga para pegawai. Setelah
identifikasi tugas selesai, sejumlah tugas dikelompokkan menjadi satu
perkejaan. Hasilnya adalah spesialisasi. Pendekatan ini mendekatkan efisiensi
waktu, tenaga, biaya tenaga kerja, latihan dan pengembangan. Teknik ini masih
secara luas digunakan dalam operasi-operasi perakitan, dan terutama efektif
bila para pegawai kurang berpendidikan atau kurang mempunyai pengalaman.
- Aliran kerja
Aliran kerja dalam suatu
organisasi sangat dipengaruhi oleh sifat produk atau jasa. Produk atau jasa
biasanya menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan-pekerjaan sehingga
dibutuhkan aliran kerja dari suatu kegiatan.
- Praktek-praktek kerja
Praktek-praktek kerja merupakan
cara-cara bagaimana pelaksanaan kerja yang ditetapkan. Metode praktek kerja ini
bisanya terbentuk dari tradisi atau kesempatan kolektif para pegawai atau
bagian kontrak (perjanjian) kerja dari serikat buruh. Hal ini mengurangi flerksibilitas
departemen personalia dalam merancang pekerjaan-perkerjaan.
- Elemen-elemen lingkungan
Elemen-elemen lingkungan
merupakan aspek kedua dalam desain perkerjaan. Para perancang pekerjaan tidak
dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok
dalam desain pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para pegawai potensial
serta pengharapan-pengharapan sosial. Pertimbangan efisiensi harus diselaraskan
dengan kemampuan dan tersedianya pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan.
Misalnya banyak lowongan kerja yang kadang-kadang sulit untuk diisi karena
tidak tersedianya calon pegawai yang mempunyai kemepuan tertentu. Selain itu
desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh pengharapan masyarakat. Misalnya
masyarakat di lokasi perusahaan, meskipun tidak mempunyai keterampilan, namun
kenyataannya sering menuntut langan kerja. Disamping itu masyarakat yang
mempunyai keterampilan mempunyai pengharapan yang lebih tinggi dalam hal
kualitas kehidupan kerja. Meskipun aliran dan praktek-praktek kerja mungkin
menyarankan suatu desain perkerjaan tertentu,
namun pekerjaan harus memenuhi harapan-harapan para pegawai dan masyarakat.
- Elemen-elemen keperilakuan
Menurut Handoko (2001:36)
elemen-elemen keperilakuan perlu mempertimbangkan beberapa aspek dalam desain
pekerjaan, yaitu :
- Otonomi
Otonomi mempunyai pengertian
bahwa dalam melaksanakan tugas-tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan. Seorang
pegawai diberikan wewenang untuk mengambil keputusan yang dibutuhkan dalam
bidang tugasnya. Dengan diberikannya wewenang pengambilan keputusan maka
berarti akan bertambahnya tanggung jawab, sehingga akan cenderung meningkatkan
perasaan dipercaya dan dihargai. Kurangnya otonomi akan menyebabkan pegawai
menjadi apatis atau menurun prestasi kerjanya. Hal ini akan mengakibatkan
turunnya kepuasan kerja pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
- Variasi
Variasi pekerjaan sangat
dibutuhkan oleh pegawai dalam melaksanakan tugasnya. Dengan variasi pekerjaan
yang baik maka tingkat kebosanan dalam melaksanakan tugas akan dapat ditekan.
Apabila seseorang pegawai telah merasa bosan maka timbul rasa lelah. Kelelahan
yang berlanjut akan mengakibatkan kesalahan-kesalahan dalam melaksanakan tugas.
Dengan adanya kesalahan-kesalahan ini maka seorang pegawai akan ditegur oleh
atasannya. Dengan tguran ini maka soerang pegawai dapat merasa tidak senang dan
tidak puas dalam melaksanakan tugasnya.
- Indentitas tugas
Identitas pekerjaan merupakan
ciri-ciri, jenjang atau tingkatan dan klasifikasi dari suatu pekerjaan. Bila
pekerjaan tidak mempunyai identitas yang jelas, maka para pegawai akan kurang
merasa bertanggung jawab atas pekerjaannya. Hal ini berarti bahwa kontribusi
(sumbangan-sumbangan atau hasil pekerjaan) para pegawai tidak tampak dengan
jelas, sehingga kepuasan kerja dapat menurun.
- Umpan balik
Bila pekerjaan-perkerjaan yang
dilaksanakan pegawai memberikan umpan balik tentang seberapa baik pelaksanaan
pekerjaan mereka, maka para pegawai akan mempunyai pedoman dan motivasi untuk
melaksanakan perkerjaan dengan lebih baik. Hasil atau nilai prestasi kerja
pegawai dalam melaksanakan tugasnya haruslah diberitahukan sehingga dapat
memperbaikinya atau dapat meningkatkannya. Sehingga kepuasan kerja dari pegawai
dapat ditingkatkan.
- Teknik – Teknik Rancang Ulang Desain Jabatan
Menurut Simamora (2004:118)
teknik-teknik desain pekerjaan dapat dilakukan dengan cara :
1.
Simplikasi pekerjaan
Simplikasi pekerjan merupakan
suatu teknik desain pekerjaan yangmengarah kepada pekerjaan yang sangat
terspesialisasi. Ini berarti pekerjaan disederhanakan atau dipecah-pecah
menjadi bagian terkecil, biasanya terdiri dari beberapa operasi. Pekerjaan
dapat dilakukan secara bersama-sama sehingga pekerjaan dapat dikerjakan secara
lebih cepat. Resiko simplikasi pekerjaan adalah bahwa pekerjaan-pekerjaan bisa
menjadi terspesialisasi sehingga menimbulkan kebosanan yang tinggi.
2.
Rotasi pekerjaan
Teknik desain pekerjaan dengan
memungkinkan adanya rotasi pekerjaan akan membuat seorang pegawai secara
sistematis berpindah dari satu posisi ke posisi atau pekerjaan yang lainnya di
dalam organisasi. Dengan teknik ini akan membuat pegawai tidak merasa bosan dan
banyak bidang pekerjaan yang akan diketahuinya. Namun tingkat produktivitas
akan rendah, hal ini disebabkan karena para pegawai yang baru pindah ke
pekerjaannya yang baru akan terlebih dahulu menyesuaikan diri dan memahami
pekerjaannya.
3.
Pemekaran pekerjaan
Pemekaran pekerjaan merupakan
suatu teknik desain pekerjaan dengan mengadakan perluasan kerja. Perluasan
kerja merupakan kebalikan dari simplikasi pekerjaan. Pekerjaan diperluas sampai
pada tingkat dimana bagian-bagian yang berkaitan erat dan saling mendukung
diselesaikan oleh seorang pegawai atau bagian. Hal ini sangat mengurangi
tingkat kebosanan dan akan meningkatkan kepuasan kerja. Tingkat kebosanan yang
turun dan meningkatkan kepuasan kerja disebabkan banyaknya variasi pekerjaan
bagi pegawai yang akan menambah arti dan tanggung jawab pekerjaan. Pemekaran
pekerjaan bersifat horizontal, maksudnya pemekaran pekerjaan ditujukan kepada
pekerjaan-pekerjaan yang sederajat yang masih mempunyai kesamaan fungsi, tugas
dan tanggung jawabnya.
4.
Pemerkayaan Pekerjaan
Pemerkayaan pekerjaan merupakan
penambahan tugas dan tanggung jawab dari para pegawai. Pemerkayaan pekerjaan
dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi masalah dalam
pekerjaan yang berulang-ulang. Program ini memberikan lebih banyak otorisasi
untuk melaksanakan pekerjaan dan pengambilan keputusan dan meningkatkan
tanggung jawab. Pemerkayaan pekerjaan bersifat vertikal, maksudnya pemerkayaan
pekerjaan ditujukan kepada pekerjaan-pekerjaan yang berada di atasnya yang
masih mempunyai fungsi yang bersamaan.
Sedangkan Handoko (2001:40)
menyatakan teknik-teknik perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan ada 2
(dua) jenis, yaitu :
1. Simplikasi
pekerjaan
2. Perluasan
pekerjaan
Perbedaan yang menyolok dari
teknik-teknik tersebut adalah pada teknik pertama ada 4 cara, sedangkan pada
teknik kedua hanya 2 cara. Teknik desain pekerjaan dengan simplikasi pekerjaan
adalah merupakan teknik mempersempit ruang lingkup pekerjaan dari seorang
pegawai. Tujuannya untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Sedangkan
perluasan pekerjaan merupakan teknik-teknik desain pekerjaan yang memperluas
pekerjaan dari seorang pegawai atau bagian. Cara kedua dalam teknik kedua yaitu
perluasan pekerjan termasuk kedalam pengertian rotasi pekerjaan, pemekaran
pekerjaan (perluasan pekerjaan secara horizontal) dan pemerkayaan pekerjaan
(perluasan pekerjaan secara vertikal). Dengan adanya teknik-teknik desain
pekerjaan ini, para desainer atau perancang pekerjaan dapat merancang pekerjaan
dengan sebaik mungkin dan dapat menyesuaikan pekerjaan dengan kehendak-kehendak
pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan perusahaan. Desain pekerjaan yang
telah sesuai dengan kehendak pegawai dan sesuai dengan jenis dan tujuan
perusahaan maka besar kemungkinan dapat memuaskan pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugas atas pekerjaan mereka
- Analisa Jabatan
Pegertian
analisa jabatan merupakan suatu proses untuk mempelajari dan
mengumpulkan berbagai informasi yang berhubungan dengan berbagai operasi dan
kewajiban suatu jabatan. Dengan demikian analisa jabatan akan mencoba mengupas
suatu jabatan, dengan memberi jawaban atas suatu pertanyaan tentang apa yang
harus dilakukan, bagaimana menjalankannya, mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hasil
dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Proses analisa jabatan sendiri sebenarnya merupakan suatu pengumpulan data.
Berbagai pendekatan
dapat dipergunakan untuk melakukan studi terhadap suatu jabatan, dan apa yang
bisa dipergunakan adalah:
• Kuesioner
• Menuliskan cerita singkat (written
narrative)
• Pengamatan (observasi)
• Wawancara (interview)
Pendekatan yang
paling sering digunakan adalah interview dan biasa dipergunakan baik untuk
pekerja harian maupun bulanan. Berikutnya yang sering dipergunakan adalah
observasi, terutama untuk pekerja-pekerja harian.
Walaupun demikian
harus disadari bahwa masing-masing teknik mempunyai kelemahan dan kebaikan
sendiri-sendiri. Kelemahan teknik kuesioner dan written narrative terletak pada
data yang diperoleh seringkali tidak lengkap tidak teratur dan tidak kompak.
Tetapi kebaikannya adalah bisa dipergunakan sebagai latar belakang pengetahuan
untuk melakukan interview terhadap pemangku-pemangku jabatan. Sedangkan metode
ketiga dan keempat terutama memberikan data yang lebih lengkap, lebih teliti
dan penggunaan waktu yang lebih baik. Jika pelaksanaan tugas merupakan
pekerjaan yang sederhana dan berulang-ulang maka teknik observasilah yang biasa
digunakan.
Karena banyak para analisis
jabatan yang menggunakan teknik wawancara (interview) sebagai metode
pengumpulan data maka beberapa sikap dasar dan teknik yang bisa digunakan untuk
memperoleh informasi yang lengkap dan akurat perlu diperhatikan. Sikap-sikap
dan teknik-teknik tersebut bisa membantu para analis jabatan untuk mengurangi
kecurigaan baik dari karyawan maupun pengawas yang sedang dianalisa jabatannya.
- Deskripsi Jabatan
Hasil pertama yang
segera diperoleh dari analisa jabatan adalah deskripsi jabatan. Deskripsi
jabatan merupakan suatu statement yang teratur dari berbagai tugas dan
kewajiban suatu jabatan tertentu. Deskripsi jabatan adalah penjelasan
tentang suatu jabatan, tugas-tugas, tanggungjawab, wewenang dan sebagainya.
Penyusunan statement ini
hendaknya bisa mudah dipahami. Cara seperti ini mungkin bisa dipergunakan:
1. Identifikasi jabatan
2. Ringkasan jabatan
3. Tugas yang dilaksanakan
4. Pengawasan yang diberikan dan yang
diterima
5. Hubungan dengan jabatan-jabatan lain
6. Bahan-bahan, alat-alat dan
mesin-mesin yang dipergunakan
7. Kondisi kerja
8. Penjelasan istilah-istilah yang tidak
lazim
9. Komentar tambahan untuk melengkapi
penjelasan diatas.
Didalam pembuatan
deskripsi jabatan bagian terpenting adalah menuliskan atau membuat tugas-tugas
yang harus dilaksanakan untuk jabatan tersebut. Untuk itu kita bisa mulai
menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan “apa” dan “mengapa”
kita melaksanakannya. Sewaktu penyusunannya lebih baik dimulai dengan kata
kerja.
- Spesifikasi Jabatan
Sesudah membaca
deskripsi jabatan yang kita buat, maka akan timbul pertanyaan yang selanjutnya.
Misalnya, siapa yang memangku jabatan tersebut, karyawan-karyawan yang
bagaimana yang akan memenuhi persyaratan-persyaratan bagi jabatan tersebut,
apakah jabatan tersebut bisa dipegang oleh lulusan SLTA dan lain sebagainya.
Jawaban-jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut disusun menjadi apa yang
disebut dengan spesifikasi jabatan. Dengan kata lain spesifikasi jabatan
adalah suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap
karyawan atau pegawai agar dapat memangku suatu jabatan dengan baik. Spesifikasi
jabatan merupan suatu statement dari kualitas minimum karyawan yang harus
diterima agar dapat menjalankan suatu jabatan dengan baik.
* Pada umumnya isi dari
suatu spesifikasi jabatan terdiri dari:
1. Identifikasi jabatan
2. Persyaratan kerja
- Metode Pengumpulan Data Atau Informasi Jabatan
Untuk memperolah informasi
analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum
digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah observasi, wawancara, dan angket.
1. Metode
Observasi
Metode observasi adalah metode
yang digunakan dalam mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang
melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban
yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis
pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan
analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya
pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu
perkembangan dari waktu ke waktu. Penggunaan work sampling dan employee
diary/log.
2. Metode
Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara
secara langsung ditempat pekerjaan meraka atau mereka yang terkait langsung
dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk
mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara
kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan,
seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara
kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu,
khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang
melakukan setiap pekerjaan.
3. Metode
Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan
diminta untuk memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata
sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan
tugas-tugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan
utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan
dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat.
Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner
tersebut.
- Kegunaan Informasi Analisa Jabatan
Analisa jabatan
disamping menghasilkan deskripsi dan spesifikasi jabatan, juga mempunyai
berbagai kegunaan lainnya. Diantara berbagai kegunaan tersebut adalah:
Ø Pengadaan Tenaga Kerja.
Spesifikasi jabatan merupakan standard
personalia yang akan dipakai sebagai pembanding para pelamar jabatan tersebut.
Isi spesifikasi jabatan akan memberikan dasar pembentukan prosedur seleksi
nantinya.
Ø Latihan
Uraian tentang tugas-tugas dan
perlengkapan yang digunakan akan merupakan bahan pembantu di dalam pengembangan
program-program latihan.
Ø Evaluasi Jabatan.
Deskripsi jabatan dan
persyaratan-persyaratan yang diinginkannya dapat dinilai untuk menentukan
harganya. Dengan demikian tiap-tiap jabatan akan diberikan penghargaan yang
layak.
Ø Penilaian Prestasi
Untuk menentukan apakah suatu pekerjaan
bisa diselesaikan dengan baik, maka deskripsi jabatan akan sangat membantu
dalam penentuan sasaran pekerjaannya.
Ø Promosi dan Transfer
Informasi jabatan akan sangat membantu
dalam menentukan salinan promosi ataupun transfer.
Ø Organisasi
Informasi jabatan yang diperoleh dari
analisa jabatan seringkali menghasilkan petunjuk bahwa organisasi yang ada
perlu diperbaiki.
Ø Induksi
Untuk pegawai baru deskripsi jabatan
sangat berguna untuk maksud atau tujuan orientasi. Deskripsi jabatan ini akan
memberikan gambaran tentang pekerjaan yang akan dilakukan oleh pegawai baru
tersebut.
Ø Counseling
Informasi jabatan akan sangat berguna
dalam pemberian counseling atau konsultasi baik bagi yang belum bekerja maupun
yang sudah bekerja tetapi merasa tidak sesuai dengan jabatannya sekarang ini.
Analisa jabatan memberikan keterangan
yang akan membantu didalam kemungkinan perubahan jabatan agar bisa diisi dengan
karyawan-karyawan dengan sifat khusus.
DAFTAR
PUSTAKA
Nitisemito, Alex S. Manajemen
Personalia. Jakarta: Ghalia Indonesia, 1982.
Handoko, Hani T. Manajemen
Personalia dan sumber Daya Manusia. Yogyakarta: 1993.
Moekijat. Analisa Jabatan.
Bandung: Alumni, 1982.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar